Muchos entusiastas de la escena electrónica a menudo se preguntan que
se necesita para organizar una fiesta electrónica. El presupuesto
generalmente es el que determina el tamaño del evento.
No es lo mismo una fiesta electrónica con los muchachos del barrio que
organizar un evento masivo que involucre contratar el suficiente
personal necesario para atender a una gran multitud.
Si perteneces a ese pequeño grupo de emprendedores musicales y te esta dando vueltas por la cabeza la realización del acontecimiento de tu vida, te recomiendo leer detenidamente esta artículo y tomar en cuenta los siguientes puntos a tomar en cuentas antes que la fiesta de tus sueños termine convirtiendose en la fiesta de tus pesadillas:
Establece tus objetivos
La planificación es primordial; un evento que no se haya planeado de antemano o estudiado a fondo podría acabar siendo un desastre. Por lo tanto, si quieres garantizar que todo salga a las mil maravillas, deberás idear un plan general para el evento.
¿Cómo sabes si va por buen camino sin evaluar la situación?. Una buena organización es fundamental para garantizar el normal desenvolvimiento de los niveles a completar para tener un evento profesional. Organiza las tareas que debes llevar a cabo como parte del plan concebido para el evento y fijar tus propios plazos para completarlas. Cuando termines cada una de las tareas, tendrás una idea más clara del progreso.
Una vez que te has propuesto una meta y ha pensado en lo que quieres lograr con el evento, deberías plantearte las cinco preguntas que enumeramos a continuación:
• ¿Qué?– ¿Qué quiero lograr con este evento?
• ¿Por qué? – ¿Por qué quiero hacerlo?
• ¿Quién?– ¿Quién me ayudará y me apoyará en la organización del evento?
• ¿Dónde?– ¿Dónde tendrá lugar la fiesta?
• ¿Cuáles? – ¿Qué herramientas y materiales necesitaré para el evento?
El esfuerzo que hace a la hora de crear un evento siempre tendrá su recompensa. Sin embargo, ¿qué quieres lograr exactamente con este evento? No olvides que la meta y los objetivos deben ser realistas.
Echemos un vistazo a las preguntas de más arriba: ¿se ha propuesto objetivos realistas? ¿Podrá lograrlos en el plazo de tiempo específico que has determinado? Cuando organizas tu propio evento, se necesitan grandes dosis de tiempo y esfuerzo y, además, se debe contar con la actitud y los recursos adecuados para garantizar que en la medida de lo posible todo marche sobre ruedas.
Piensa en ese momento del año más oportuno para realizar el evento, y plantéate qué fechas serían más convenientes para los asistentes. Asimismo, ¡asegúrate de que la competencia no haya organizado eventos que podrían quitarle protagonismo a tu día!
¿En qué se va a concentrar?
Tus objetivos te ayudarán a determinar el tipo de evento que quieres organizar y su enfoque
principal. A modo de ejemplo, podemos citar:
• Fiesta donde todo sea gratis (ad honorem)
• Fiesta donde se pague entrada
• Fiesta donde no se pague entrada pero se consuman bebidas
• Fiesta donde la entrada tenga trago de cortesía (consumisión)
¿A qué tipo de público va a dirigir su evento?
Esta pregunta está ligada a los objetivos y el enfoque que pretende utilizar, y estos dos factores dependerán a su vez de los motivos para crear tu propio evento. Todo esto te ayudará a determinar el tipo de público con el que le gustaría contar en tu evento.
Tendrás que pensar en las siguientes variables para comprender al público que asistirá a tu evento:
• Variables demográficas: Edad y ubicación
• Variables psicográficas: Intereses, pasatiempos y personalidad
Aspectos básicos en la planificación del evento
• La planificación del evento comienza con la búsqueda exhaustiva de información. Asiste a otros eventos, fiestas, festivales para familiarizarte con lo que da resultado y lo que no. Asimismo, reúne información acerca de los locales y lugares en los que le gustaría celebrar tu evento.
• Elabora una línea de tiempo que determine el plazo para completar las tareas, también conocida como “línea de tiempo para la implementación de tareas”.
• Fija las fechas en las que se celebrará el encuentro, y asegúrese de que esas fechas/horarios les vienen bien a los principales asistentes.
• Visita el lugar seleccionado para asegurarte de que la ubicación es acertada para el evento y el tipo de público que asistirá a este. Considera si está bien comunicado o no, y también ten en cuenta el número de plazas de aparcamiento que ofrece.
• ¿Cuántas salas necesitará reservar en el lugar de celebración seleccionado? ¿Cuánto costará? ¿Qué se especifica/no se especifica en el contrato?.
• Echa un vistazo a las instalaciones del lugar. ¿Los invitados tienen la opción de comprar comida o sólo bebidas?
• También deberas considerar la opción de reservar habitaciones en el hotel para los músicos ó DJs si tu evento dura más de un día.
• Haz que el hotel muestre interés por tu evento, deja que piensen en la publicidad de la que podrían beneficiarse. Todo esto ayudará a establecer buenas relaciones laborales.
• Determina los requisitos de las instalaciones y la organización del evento.
• Estudia la disposición de la sala y visualice la presentación dentro de esta; puede que necesite sillas. El escenario debe contar con una línea de visión clara donde no dificulte la visión de la audiencia.
• Ofrezca un sistema de entradas simple y fácil de utilizar.
• Elabora un plan promocional y publicitario para informar y suscitar interés.
Hay muchas maneras diferentes de promocionar y transmitir información acerca del evento, dependiendo del público al que se dirija. A continuación, exponemos algunas opciones:
• Redes sociales– Facebook, Twitter, LinkedIn o publicaciones en blogs.
• Publicidad - carteles, banners publicitarios, exposiciones, folletos del evento y otro material relacionado con el evento.
• El boca a boca – tanto en Internet como en la vida real con amigos, familia y posibles clientes.
• ¿Ofrecerás un descuento promocional con las entradas? El hecho de ofrecer un 10% de descuento para las entradas anticipades, podrían constituir un aliciente añadido para que se registren más ventas.
• Siempre realiza una comprobación del sonido; asegúrate de que todo funciona correctamente y de que los asistentes que se sientan al fondo pueden oír la música con fidelidad.
Detalles básicos mas importantes:
1) Contrato con la empresa que se encargue de los equipos de sonido y las luces del escenario.
2) Cumplir los requisitos que la municipalidad de la ciudad te pedirá para que te concedan el permiso para realizar el evento.
3) Buscar sponsors que faciliten los productos a consumir (Agua ó bebidas varias).
4) Contratar personal de seguridad, de atención y administrativos (quienes cobran las entradas y reciben el dinero, los cuales, para poder ejercer bien su labor deben contar con muchas monedas para el cambio).
5) Dinero para publicidad en radios locales y televisoras cercanas al evento.
6) Uno o mas socios que puedan solventar económicamente el evento. Si tienen contactos en los medios de comunicación mucho mejor.
7) Cerciorarse que el lugar del evento sea accesible al público, es decir, que existan líneas de buses que lleguen hasta el lugar. Sería una lastima que la gente no pueda llegar por falta de movilidad.
8) Alquiler de baños químicos y tachos de basura en lugares estratégicos.
9) Una vez que tengas todo, comenzar la difusión por redes sociales con muchos días de anticipación, así das tiempo que el mensaje se transmita de boca en boca y la afluencia de público sea mayor.
10) Asegurate de que tus socios sean de confianza y se sientan responsables del resultado como lo estarás tu mismo.
